ビジネスシーンやコミュニケーションの場で、「情報の共有化」という言葉はよく使われます。情報共有と聞くと、「文字」や「数字（データ）」を社内などで共有するというイメージではありませんか？ しかし、文字やデータの共有だけでいいのでしょうか。報連相は「言葉や文字」だけが、相手に伝わればいいわけではありません。大事なのは「意味」や「気持ち」を伝えて、情報を共有することです。
仕事が“できる”人に共通して言えるのが、
と、3つの深度を理解し、実行していることです。
- 下記の例を使って「3段階の深度」についてご説明します。
- 営業所と工場の仲が悪く、部門間連携が取れていない工場がありました。
仲が悪い理由は、営業が工場にいつも急に無理な発注をするから。
仲が悪いため、発注は営業から工場へのメールのみで済まされています。
- ◎【深度1】事実情報の共有化（知っている）
- 事実情報の共有化とは、事実情報を文字・数字にして形に表して、関係者に周知すること。この例では、メールのみの情報がこれにあたります。メールのみでも用件は理解できるかもしれません。しかし、メールで用件のみを送っていては、相手に「思い」は伝わらないのです。
- ◎【深度2】意味（目的）の共有化（分かっている）
- 事実情報を「知っている」「読んでいる」だけではいけません。文章の「意味」や「理由」を関係者全員が「分かっている」必要があります。全員がメールを読んでいても、どのように理解し、受け止めているかは人それぞれです。「何のため」に早急に必要なのか、「何のため」に作って欲しいのかを伝え、共有しなければいけません。発注内容と一緒に「早急な納品を頼んでいる理由」を、ひと言添える必要があります。
- ◎【深度3】考え方の波長の共有化（心が揃っている）
- 深度2まで伝わったとしても、「理由は分かったが賛成できない」「反論はしないが、引き受けたくない」と拒まれてしまうこともあります。考え方の波長が違えば波は立たず、波長が合えば波はうねり、組織がうねり、成果が上がります。
メールで発注する際は、電話でも「急ぎで申し訳ないが、お願いします」と、申し訳なく思っている気持ちを伝え、納品してもらったら「いつもありがとう」と感謝の気持ちを伝えるのが大切です。そうすれば、良好な関係を築けます。
情報をただ相手に伝えるだけでなく、その情報の「意味」や「理由」、そして「気持ち」を伝えることができれば、心が通い合い、本当の意味で「情報共有ができる組織」になります。そうすればマンパワーがさらに高まり、すばらしい成果が期待できます。
